Im Herbst wandte sich einer unserer Kunden an Patrick mit folgendem Problem bezüglich Kommunikationsmöglichkeiten:
“Patrick, ein wesentlicher Teil meiner Einnahmen besteht nicht nur aus der Inbetriebnahme von technischen Geräten, sondern auch aus den Wartungen, die an diesen jährlich getätigt werden. Diese im Überblick zu behalten ist ein bürokratischer Aufwand, ich sag es dir, da geht viel Zeit drauf. Und wenn dann doch einer durchschlupft und ich ihn nicht an die Wartung durch mein Unternehmen erinnere, dann habe ich sozusagen Pech gehabt. Hast du da nicht eine Idee, eine Lösung, wie ich diesen bürokratischen Aufwand und den Umsatzverlust durch meine Schlamperei (lacht) minimieren kann?”
Patrick hat bereits seit mehreren Jahren Erfahrung in der betrieblichen Softwareentwicklung und weiß, worauf es ankommt, und nach welchen Problemlösungen unsere Kunden/innen suchen. So sind auch verschiedene automatisierte Kommunikationsmöglichkeiten und –wege ein fixer Bestandteil in BE-mod. Die Kommunikation bezieht sich dabei auf innerbetriebliche Prozesse, B2B als auch B2C.
Unseren Kunden/innen bietet die Unternehmenssoftware BE-mod nun folgende Tools der Kommunikation:
Wartungsverträge oder andere wiederkehrende Termine können mit einem bestimmten, individuell angelegten Erinnerungsintervall angelegt werden. Eure Kunden/innen im B2B oder auch B2C Bereich werden automatisch zu eurem gewählten Zeitpunkt mit einer von euch textlich gestalteten E-Mail an den Termin erinnert. Und so wie der Kunde eine E-Mail bekommt, bekommt auch ihr diese in euer Postfach, damit ihr die Prozesse auch immer Up-to-date im Blickfeld habt.
Jetzt kommt es aber auch vor, dass sich der Kunde als Erstes an euch wendet, wenn er z.B. ein Service oder einen Termin wünscht. Ihr könnt dann eine automatische Antwort-E-Mail an den/die Kunden/in aussenden lassen. Und jetzt kommt der Clou: In eurem BE-mod wird aufgrund der Kunden/innen-Mail automatisch ein Ticket angelegt, die euch eure offenen Aufgaben stets vor Augen hält. Selbstverständlich lassen sich diese Aufgaben auch manuell anlegen, z.B. wenn ein Kunde sein Anliegen telefonisch mit euch abgeklärt hat.
Abgerundet wird das Kommunikationstool durch die Möglichkeit von PUSH-Nachrichten, die direkt im System erscheinen, oder als versäumte Nachrichten nach Wiedereinstieg sichtbar sind. Somit werden alle oder einzelne Mitarbeiter direkt informiert, was es noch zu tun gibt. Zukünftig wird auch eine gewisse Chatmöglichkeit zur Verfügung stellen.